מזכירה אישית היא אדם העובד בארגון למתן תמיכה אדמיניסטרטיבית למנהלי החברה. תפקידיו של המזכיר משתנים בהתאם לתפקידו הארגוני והיקף תפקידם. הם עשויים להקליד התכתבות, לנהל לוחות שנה ופגישות, ולטפל במשימות אחרות כגון קבלת שיחות טלפון או ארגון פגישות.
פרטים על תפקיד של מזכירה אישית
מזכירה אישית היא אדם המסייע לבוס בעבודתו. הם מועסקים בדרך כלל על ידי מנהלים ופוליטיקאים בכירים. תפקיד המזכירות האישיות השתנה עם הזמן, ככל שהצרכים של הבוסים שלהם השתנו. המזכירות האישיות הראשונות שימשו לקבל הכתבה מהבוסים שלהן, אבל עכשיו הן עושות משימות אדמיניסטרטיביות יותר כמו קביעת פגישות וסידורי נסיעות.
מזכירה אישית היא אדם המסייע לאדם בניהול ענייניו האישיים ועבודתו המקצועית.
מזכירות אישיות דואגות לרוב למשימות הבאות:
– תיאום פגישות למעסיק ופעולה כשומר סף לזמנו של הבוס
– כתיבת מכתבים, נאומים ותזכירים
– שליחת תכתובות מטעם הבוס
תמיכה אדמיניסטריבית – כל מה שצריך להבין
מזכירה אישית היא אדם המספק תמיכה אדמיניסטרטיבית למנהל או מנהל. המזכירה האישית היא בדרך כלל איש הקשר הראשון לתקשורת, ולעתים קרובות יש להם מידה גבוהה של ידע לגבי האינטרסים, לוח הזמנים וסדרי העדיפויות של הבוס שלהם. מזכירות אישיות מבצעות פעמים רבות מגוון משימות כגון סידורי נסיעות, קביעת פגישות, רישום הערות במהלך פגישות וכנסים.
הדרך הנפוצה ביותר לניצול מזכירות אישיות כיום היא על ידי יזמים הזקוקים לעזרה בניהול הזמן שלהם. יזמים יכולים לשכור עוזר וירטואלי מאתרים כמו Upwork כדי לטפל במשימות אדמיניסטרטיביות בזמן שהם מתמקדים במיזמים העסקיים שלהם. זה נותן ליזמים יותר זמן להתמקד במה שהם עושים הכי טוב מבלי לדאוג לגבי המשימות היומיומיות הנלוות לניהול עסק.
סיוע אמיתי לארגון ובשלל היבטים שונים
עוזרת אישית היא אדם שעוזר בארגון וניהול ענייניו של אדם פרטי או עסק. הם יכולים לעזור בכל דבר, החל בתזמון, ביצוע סידורי נסיעות ומענה למיילים. תפקידה של מזכירה אישית השתנה עם הזמן. במקור הם הועסקו על ידי משפחות עשירות לנהל את ענייני בני המשפחה. כעת הם מועסקים בתעשיות רבות ושונות ועובדים עבור כל רמות הניהול.
מזכירה אישית היא אדם המעניק סיוע לאדם או לארגון. במקום העבודה הם משובצים לרוב למנהלים ולעובדים רמי דרג. הם יכולים לעזור במשימות כמו תזמון, ניהול לוחות שנה, מענה לשיחות טלפון ומיילים, קבלת הכתבות וטיפול בהתכתבות. מזכירות אישיות אחראיות בדרך כלל על התפעול השוטף של אדם או ארגון. הם עשויים גם להיות אחראים על טיפול בהתכתבות עבור המעסיק שלהם. במקרים מסוימים, הם פועלים כשומרי סף ללוח הזמנים של המעסיק שלהם וחייבים להחליט מי יכול לראות אותם כשהם בפגישות.
מזכירות אישיות עשויות להיות אחראיות גם לניהול לוחות זמנים עבור בני משפחתו של המעסיק או אנשים אחרים שהמעסיק מכיר היטב. זה כולל אירועים כמו חתונות והלוויה הדורשים תיאום עם אחרים מחוץ
